Barrierefreie PDFs: Beim Quelldokument beginnen

Was macht ein PDF barrierefrei?

Ein PDF kann für das Auge perfekt aussehen und für einen Screenreader trotzdem ein ungeordneter Textstrom sein. Entscheidend sind die Tags: eine unsichtbare Struktur, die sagt, was Überschrift, Absatz, Liste, Tabelle, Bild oder Link ist, und in welcher Reihenfolge der Inhalt gelesen wird. Ob ein PDF getaggt ist, zeigen viele PDF-Programme in den Dokumenteigenschaften an. Auswählbarer Text allein heißt also noch nicht, dass ein PDF barrierefrei ist.

Das W3C beschreibt in seinen PDF-Techniken für WCAG, wie solche Anforderungen umgesetzt werden: Alternativtexte für Bilder, Überschriften-Tags, korrekte Lesereihenfolge, Dokumenttitel, Sprachangabe, Tabellen- und Listen-Tags, Lesezeichen und beschriftete Formularfelder.

Muss ein PDF auf meiner Website barrierefrei sein?

Das hängt vom Rechtsrahmen ab. Öffentliche Stellen richten sich nach BITV 2.0 oder den Landesregelungen. Das BFSG nimmt in § 1 Absatz 4 Dateiformate von Büro-Anwendungen aus, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden. Für neuere Dokumente greift diese Ausnahme nicht. Bei älteren Dokumenten, die du weiter überarbeitest, solltest du dich nicht ungeprüft auf sie verlassen.

Ob ein konkretes Dokument unter eine Pflicht fällt, solltest du im Zweifel fachlich prüfen lassen; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Unabhängig davon gilt: Ein PDF mit wichtigen Informationen sollte jeder lesen können.

Wie bereitest du das Quelldokument vor?

Office-Programme wie Word bringen eine eingebaute Barrierefreiheitsprüfung mit. Sie findet früh Lücken wie fehlende Alternativtexte, prüft aber ebenfalls nur einen Teil. Was du im Quelldokument richtig anlegst, musst du nach dem Export nicht mühsam im PDF nachbessern.

1. 1Nutze echte Überschriften und Listen über Formatvorlagen statt nur optischer Formatierung wie fett und größer.
2. 2Gib dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und die passende Sprache.
3. 3Ergänze Bildbeschreibungen und verständliche Linktexte.
4. 4Gestalte Tabellen mit nachvollziehbaren Überschriften und einfacher Struktur, ohne verbundene Zellen, wo es sich vermeiden lässt.
5. 5Prüfe Kontraste und vermeide reine Bildscans ohne zugänglichen Text.
6. 6Lege die Reihenfolge von Textkästen, Fußnoten und Randspalten bewusst fest, besonders in Layoutprogrammen wie InDesign.
7. 7Achte beim Export darauf, dass Tags und Dokumentstruktur mit ausgegeben werden. Ein Druck in eine PDF-Datei verliert diese Informationen oft.

Wie prüfst du ein PDF nach dem Export?

Kontrolliere die erzeugten Tags und die logische Lesereihenfolge, besonders bei mehrspaltigem Layout, Textkästen und Fußnoten. Prüfe, ob im Fenstertitel der Dokumenttitel statt des Dateinamens erscheint und ob die Sprache gesetzt ist.

Kontrolliere Links und Formulare. Bei Tabellen müssen Kopfzellen als solche getaggt sein, damit ein Screenreader beim Lesen einer Zelle die passende Spaltenüberschrift nennt. Dekorative Elemente wie Kopfzeilen-Linien sollten als Artefakt markiert sein, damit sie nicht vorgelesen werden. Lange Dokumente brauchen Lesezeichen. Kombiniere passende PDF-Prüfwerkzeuge mit einer manuellen Kontrolle und einem Test mit unterstützenden Technologien. Bei der Screenreader-Probe hörst du den Anfang, springst über die Überschriften und liest eine Tabelle Zelle für Zelle.

Was tust du mit gescannten PDFs?

Ein eingescanntes Dokument ist zunächst nur ein Bild. Ein Screenreader findet darin keinen Text. Eine Texterkennung (OCR) erzeugt echten Text und ist ein erster Schritt; das W3C beschreibt sie als eigene Technik.

Die Erkennung macht aber Fehler, besonders bei Tabellen, Handschrift und schlechter Vorlage. Prüfe das Ergebnis und ergänze Struktur-Tags. Ein Screenreader liest jeden Erkennungsfehler mit vor. Unterschriften, Stempel oder Logos markierst du als Artefakt oder versiehst sie mit einem kurzen Alternativtext, wenn sie eine Information tragen. Bei wichtigen Dokumenten ist es oft schneller und zuverlässiger, die Quelldatei neu zu erstellen.

Wie machst du PDF-Formulare zugänglich?

Formularfelder im PDF brauchen eine Beschriftung, die unterstützende Technologien auslesen können, sowie Name, Rolle und Wert. Pflichtfelder müssen gekennzeichnet sein, und bei falschen Eingaben braucht es einen verständlichen Hinweis.

Das ist aufwendig und je nach PDF-Programm unterschiedlich gut lösbar. Wenn Menschen Daten an dich senden sollen, ist ein zugängliches HTML-Formular auf der Website oft die bessere Lösung. Bietest du trotzdem ein PDF-Formular an, teste das Ausfüllen mit Tastatur und Screenreader.

Wann ist eine HTML-Seite die bessere Wahl?

Wenn ein Inhalt gut als HTML-Seite funktioniert, biete ihn direkt auf deiner Website an. HTML passt sich an Bildschirmgröße und Vergrößerung an und ist leichter aktuell zu halten. Für benötigte Downloads sollte die verlinkende Seite Dateityp und Inhalt verständlich beschreiben, etwa „Preisliste 2026 (PDF)“. Eine HTML-Alternative kann zusätzliche Zugangswege schaffen. Bei langen Berichten hilft schon eine HTML-Zusammenfassung, die auf das vollständige PDF verweist.

Ein PDF ist vor allem dann sinnvoll, wenn ein Dokument gedruckt, archiviert oder unverändert weitergegeben werden soll, etwa ein Vertrag oder ein Formular zum Unterschreiben.

Welche PDF-Fehler sind typisch?

1. 1Ungetaggtes PDF: Der Inhalt hat keine Struktur und wird in zufälliger Reihenfolge vorgelesen.
2. 2Im Fenstertitel steht der Dateiname statt eines Dokumenttitels.
3. 3Die Sprache fehlt oder ist falsch, sodass ein deutscher Text mit englischer Aussprache vorgelesen wird.
4. 4Überschriften sind nur fett formatiert und nicht als Überschrift getaggt.
5. 5Tabellen liegen als Bild vor oder haben keine Kopfzellen.
6. 6Lange Dokumente ohne Lesezeichen, in denen man nicht zu Kapiteln springen kann.
7. 7Seitenzahlen und Kopfzeilen werden bei jeder Seite mitten im Text vorgelesen.
8. 8Links erscheinen nur als lange URL oder als „hier“ ohne erkennbares Ziel.
9. 9Wichtige Hinweise sind nur durch Farbe hervorgehoben.
10. 10Formularfelder ohne Beschriftung, die der Screenreader nur als „Bearbeitungsfeld“ ansagt.