PDF accesibles: empieza por el documento de origen
Estructura documentos PDF de forma comprensible y revísalos manualmente. Diferencias entre un informe de análisis y un archivo PDF accesible.
En resumen
Un PDF accesible necesita algo más que texto seleccionable. La estructura, el orden de lectura, el idioma, los textos alternativos y las tablas deben estar bien definidos en el documento y revisados. Lo más sencillo es empezar el trabajo en un archivo de origen bien estructurado.
¿Qué hace que un PDF sea accesible?
Un PDF puede verse perfecto a simple vista y ser, aun así, un flujo de texto desordenado para un lector de pantalla. Lo decisivo son las etiquetas (tags): una estructura invisible que indica qué es encabezado, párrafo, lista, tabla, imagen o enlace, y en qué orden se lee el contenido. Muchos programas de PDF muestran en las propiedades del documento si un PDF está etiquetado. Por tanto, que el texto se pueda seleccionar no significa todavía que un PDF sea accesible.
En sus técnicas PDF para las WCAG, el W3C describe cómo se cumplen estos requisitos: textos alternativos para imágenes, etiquetas de encabezado, orden de lectura correcto, título del documento, indicación del idioma, etiquetas de tabla y de lista, marcadores y campos de formulario etiquetados.
¿Tiene que ser accesible un PDF publicado en mi web?
Depende del marco jurídico. En Alemania, los organismos públicos se rigen por la BITV 2.0 o por la normativa de su estado federado. La BFSG excluye en su § 1, apartado 4, los formatos de archivo de aplicaciones ofimáticas publicados antes del 28 de junio de 2025. Para documentos más recientes, esta excepción no se aplica. En documentos antiguos que sigues revisando, no deberías confiar en ella sin comprobarlo.
Si tienes dudas sobre si un documento concreto está sujeto a una obligación, conviene que lo revise una persona especializada; este artículo no es asesoramiento jurídico. En cualquier caso, un PDF con información importante debería poder leerlo todo el mundo.
¿Cómo preparas el documento de origen?
Los programas de ofimática como Word incluyen un comprobador de accesibilidad integrado. Detecta pronto lagunas como los textos alternativos que faltan, pero también revisa solo una parte. Lo que configuras bien en el documento de origen no tendrás que corregirlo con esfuerzo en el PDF después de exportarlo.
- Usa encabezados y listas reales mediante estilos, en lugar de solo formato visual como negrita y tamaño mayor.
- Da al documento un título descriptivo y el idioma adecuado.
- Añade descripciones de imagen y textos de enlace comprensibles.
- Diseña las tablas con encabezados claros y una estructura sencilla, sin celdas combinadas siempre que se pueda evitar.
- Comprueba los contrastes y evita los escaneos de imagen sin texto accesible.
- Define conscientemente el orden de los cuadros de texto, las notas al pie y las columnas laterales, sobre todo en programas de maquetación como InDesign.
- Al exportar, asegúrate de que se incluyan las etiquetas y la estructura del documento. Imprimir a un archivo PDF suele perder esta información.
¿Cómo revisas un PDF después de exportarlo?
Comprueba las etiquetas generadas y el orden de lectura lógico, sobre todo en maquetaciones de varias columnas, cuadros de texto y notas al pie. Comprueba si en el título de la ventana aparece el título del documento en lugar del nombre del archivo y si el idioma está definido.
Revisa los enlaces y los formularios. En las tablas, las celdas de encabezado deben estar etiquetadas como tales, para que un lector de pantalla indique el encabezado de columna correspondiente al leer una celda. Los elementos decorativos, como las líneas de la cabecera, deberían marcarse como artefacto para que no se lean en voz alta. Los documentos largos necesitan marcadores. Combina herramientas de revisión de PDF adecuadas con un control manual y una prueba con tecnologías de apoyo. En la prueba con lector de pantalla, escuchas el principio, saltas por los encabezados y lees una tabla celda a celda.
¿Qué haces con los PDF escaneados?
Un documento escaneado es, en principio, solo una imagen. Un lector de pantalla no encuentra texto en él. El reconocimiento de texto (OCR) genera texto real y es un primer paso; el W3C lo describe como una técnica propia.
Pero el reconocimiento comete errores, sobre todo con tablas, escritura a mano y originales de mala calidad. Revisa el resultado y añade etiquetas de estructura. Un lector de pantalla lee en voz alta cada error de reconocimiento. Las firmas, los sellos o los logotipos los marcas como artefacto o les das un texto alternativo breve si transmiten información. En los documentos importantes, a menudo es más rápido y fiable volver a crear el archivo de origen.
¿Cómo haces accesibles los formularios PDF?
Los campos de formulario de un PDF necesitan una etiqueta que las tecnologías de apoyo puedan leer, además de nombre, función y valor. Los campos obligatorios deben estar señalados, y si se introducen datos erróneos hace falta un aviso comprensible.
Esto requiere mucho trabajo y, según el programa de PDF, se resuelve mejor o peor. Si las personas tienen que enviarte datos, un formulario HTML accesible en la web suele ser la mejor solución. Si aun así ofreces un formulario PDF, prueba a rellenarlo con teclado y lector de pantalla.
¿Cuándo es mejor una página HTML?
Si un contenido funciona bien como página HTML, ofrécelo directamente en tu web. El HTML se adapta al tamaño de pantalla y a la ampliación y es más fácil de mantener actualizado. Para las descargas necesarias, la página que enlaza debería describir de forma comprensible el tipo de archivo y el contenido, por ejemplo «Lista de precios 2026 (PDF)». Una alternativa en HTML puede crear vías de acceso adicionales. En los informes largos, ya ayuda un resumen en HTML que remita al PDF completo.
Un PDF tiene sentido sobre todo cuando un documento se va a imprimir, archivar o compartir sin cambios, por ejemplo un contrato o un formulario para firmar.
¿Qué errores son típicos en los PDF?
- PDF sin etiquetar: el contenido no tiene estructura y se lee en un orden aleatorio.
- En el título de la ventana aparece el nombre del archivo en lugar de un título del documento.
- Falta el idioma o es incorrecto, de modo que un texto en español se lee con pronunciación inglesa.
- Los encabezados solo tienen formato de negrita y no están etiquetados como encabezado.
- Las tablas son imágenes o no tienen celdas de encabezado.
- Documentos largos sin marcadores, en los que no se puede saltar a los capítulos.
- Los números de página y las cabeceras se leen en cada página en mitad del texto.
- Los enlaces aparecen solo como una URL larga o como «aquí», sin un destino reconocible.
- Los avisos importantes solo se destacan con color.
- Campos de formulario sin etiqueta, que el lector de pantalla solo anuncia como «campo de edición».
Fuentes y estado de revisión
Aquí encontrarás las fuentes originales de este artículo. Última revisión: .
- W3C: WCAG 2.2
- W3C: PDF techniques for WCAG
- W3C: PDF7, reconocimiento de texto en PDF escaneados
- BFSG § 1: ámbito de aplicación y contenidos excluidos
Los requisitos legales dependen del país, del proveedor y de la oferta concreta. Este artículo explica los fundamentos y los pasos de trabajo. Los resultados de las pruebas se refieren al alcance y la fecha documentados.